解决投诉: 企业危机生存艺术

——3·15反观上海IT企业投诉处理

□本报记者 祁 争 晖

近日,本报记者连续一周走访了太平洋、明基、联想、超源、神达等企业,看看这些 IT厂商是如何对待消费者的投诉。

每年的3月中旬,消费者维权的声音总是一浪高过一浪。然而,2003年上海IT消费市 场上的呼声似乎并不高昂。上海市徐汇区商业委员会曾在2月邀请上海质协用户评价中心对 上海的卖场代表太平洋电脑广场做调查,结果显示:在产品质量与客户要求相比较中,没有 达到要求并有较大差距的比例是0.5%,没有达到要求但差距很少的占3.1%,32.3%的客户 认为IT产品质量达到要求,49.7%的客户认为产品质量稍稍超过要求,14.4%的客户认为大 大超过要求。而在销售服务质量与顾客的要求相比较中,这几个数字分别是1%、5.2%、 32.3%、49.7%以及10.9%。如果说太平洋能够代表上海IT消费产品销售的基本状况的话, 今年的“3·15”起码在上海IT消费圈里是不会有太大动静的。

不过,不断解决好客户投诉、提升客户服务质量始终是不容质疑的,本报记者在一周内 对部分IT卖场、厂商、经销商进行了访谈,上海IT消费品投诉处理状况可佐证上述论断。

太平洋: 协议约束商家,消法处理问题

在与太平洋电子咨询有限公司预约采访的电话里,记者依稀听到争辩声,第二天来到市 场管理部,经理朱国华就提起了这件投诉事件。

“昨天有一个硬盘的投诉纠纷,消费者投诉其买的硬盘是假冒的,并认定这家硬盘厂商 没有推出过这款硬盘,而且硬盘也不是发票上开据的型号,但经销商说有报告证明是这家厂 商生产的。不过,硬盘到底是不是假冒,需要有凭证。如果一旦查出是假冒的话,我们就会 根据《消法》和《三包规定》的内容进行处理,《消法》规定是退一赔一。”虽然朱国华当时 也不能确定硬盘是否假冒,但处理的方法也很简单,就是由硬盘生产厂家出据报告。虽然到 记者采访结束时报告还没出来,但朱国华认为这样的投诉一般很好解决,如果是假冒就按《消 法》处理,不是的话所有费用由消费者自己承担。

如果商家对处理结果不服怎么办?“我们在认定责任后,会根据事先和经销商签好的协 议,对经销商进行违约处理,协议能够对经销商进行管理和约束。而且,我们对经销商的处 理会根据其对用户的服务态度来决定轻重程度,有的情况可以处理得轻一点,严重的就终止 协议。不过,整体来说严重的还是比较少,每年也就几起而已。”朱国华告诉记者,太平洋 市场管理部处理的投诉通常在产品质量和服务两个方面。一般情况下,消费者有产品质量问 题,经销商之间发生矛盾,都可以来找到管理部,其中涉及价格、质量、售后服务等问题。 “在接到投诉后,我们会迅速联系经销商负责人一起进行协商。不过,整体上到我们这里的 总投诉量不是很大,太平洋开业到现在,消费者通常会投诉到经销商那里,大部分的问题经 销商都可以解决掉。双方谈不拢的话,我们这里出面解决。”

“另一方面,作为消费者也应该了解投诉处理过程。”太平洋市场管理部设在数码城四 楼,这里正好是投诉比较多的手机卖场所在。朱国华表示,现在消费者自我保护意识已经比 较强,一旦发生质量问题,首先就来投诉,“产品有质量问题,退和换是可以的,但有一个 问题认定的过程,对于这一点很多消费者不能理解,手机的《三包规定》里面也没说手机质 量问题需要有关部门来检测,在处理问题的时候,我们除了解释《三包规定》,也要解释问 题的认定过程。比如手机进水,经销商很难进行认定,只有通过厂商的维修部门来检测,实 际上也是在保护双方,不仅要保护消费者,也要保护经销商的利益。”

据统计,太平洋今年1、2月所处理的投诉总共在20-30起左右,这个数字相对前几年 已经是大大降低了。朱国华表示,大部分消费者对商场内部的产品和服务比较满意,不过前 文提到的调查报告还是显示了不足,“为什么还有一定比例的人不满意?我们要研究消费者 的想法,解决余下的一部分不满意的问题,而且我们会提供一些咨询服务,包括网上网下的 投诉及咨询。以后我们会再次进行测评以检验效果。” 朱国华说。

明基上海分公司: 48小时解决投诉问题

明基上海分公司客户服务代表李圣翔在去年12月底遭遇了一次3个夜晚更换100台显 示器零件的事情。2002年12月19日,明基上海分公司接到客户投诉,这名客户是上海金 山的一个网吧业主,前些时候买了100台明基的77G纯平显示器,但在使用一段时间后发 现已经有5台坏掉了。

对于这样一件大事,明基上海方面直接联系到苏州工厂,李圣翔和苏州的两名产品工程 师来到金山的这家网吧现场了解情况,找到了问题的直接原因:网吧接的是工业用电,电压 常常会跳到240V以上,导致部分显示器内的某一电容被击穿。更糟糕的是,网吧主人为了 省钱,根本就没有使用保险丝。工程师当即把击穿的电容拆下来拿回总部进行分析,确定是 由于电压过高引起问题。但网吧的用电现状是难以改变的,为了让用户能够正常使用显示器, 工程师认为可以使用抗高压、功率较大一点的电容,于是便带了100支电容前往金山更换所 有显示器的电容。然而到了网吧后,工程师发现自己不得不从中午一直等到晚上12点才能 开始更换工作———因为网吧在白天要正常营业。就这样,明基工程师用了3个夜晚才将所 有100台显示器的电容更换完,保证了所有显示器不会再因为电压关系出现故障。

“明基在接到客户对产品投诉时分两类处理”,李圣翔介绍说,一类是保换,一类是保 修。虽然商品是由经销商来销售,但明基也对最终用户进行服务。不过在上海分公司不能够 进行当场更换,必须拿回苏州换取新货,通常建议用户在需要更换机器的时候去找经销商。

另外,明基的客户投诉处理小组规定,在48小时内必须完成解决方案并开始着手处理。系 统在接到投诉后,会立即发出电子邮件通知相关负责人,8小时内抄送到上级部门,如果48 小时还没有解决,这个投诉就会被送交明基老总曾文祺———不过这最后一步还从没发生 过。明基管理者能够从客户投诉系统中直接看到投诉情况和处理情况,这个系统在明基叫做 CCF,而维修系统被称为GSR。

客户的投诉同时也促使明基及时完善了一些流程上的漏洞。在QDESK套装刚发布的时 候,少部分客户会投诉到上海分公司,抱怨在套装中没有发现鼠标,分公司虽然会在24小 时内把鼠标通过特快专递送到客户手中,但意识到还是必须从根本上解决这个问题。后来, 明基导入了全新的措施来防止漏装的发生,之后便完全杜绝了漏装现象。

联想(上海):用“心”做事,让投诉客户满意

如果想知道联想(上海)公司是怎样处理客户投诉事件的,维修工程师的日记最能说明 问题了。

联想(上海)有限公司的客户服务总监刘丰枝向记者介绍,联想早已开始使用投诉服务 系统对所有的客户投诉进行处理,什么时候有多少投诉,有什么样的投诉,工程师是如何处 理的,都能够在系统里看得一清二楚。但在系统下如何体现对客户的关怀却是问题处理中的 重中之重。记者从众多的工程师日记中摘选了两篇较简单的,但却能够充分说明联想维修工 程师在处理客户投诉问题中的特点。

“今天6张单子,因此比较轻松,一早出了门就往长宁中学直奔而去。到那一问,人不 在。‘不会吧!那么倒霉!’掉头往第二家去。等到其余几张单子走完后已是下午3点多了, 回站时正好路过那所中学,‘反正时间还早,进去看一下吧’。走进去找到人,三下五除二把 故障排除,维修时和用户交流顺便提了一句:‘我早上来过了,没见到您。’一听这话,用户 的态度顿时热情许多,‘是吗?不好意思。’用户对处理结果也很满意,临走时还频频向我道 谢,弄得我反而很不好意思,。这件事带给我的启示:往往上门工程师的一次顺道回访会引 发用户的极大好感。”

“一个叫邓榕生的用户,因为显示器闪烁的问题,已经三番五次送修,但是问题还是没 有得到很好的解决。用户上周最后一次送修的时候已经怒气冲冲。我接待了他,他很不友善, 对我们的服务质量和维修质量都表示质疑。我虽然再三解释,但是看着用户离去的背影,感 到这样一个用户不可能认可我们的服务了。他走后,我发现邓先生的考勤卡和信用卡忘在维 修台上没有取走。连续3天,我一直和用户联系,想告诉他遗失了东西。今天,用户来了, 对我表示感谢,因为我的热心弥补了用户的损失,用户向我们表示歉意,并对我们的服务又 一次有了信心。这样,一个濒临投诉边缘的用户又变成了我们的忠实用户。我想,如果我们 的服务队伍人人能够真正以真诚待人,用‘心’做事的话,我们的服务将会更进一步。”

超源科技:对待投诉冷处理,苦于用户买水货

作为上海一家老牌资格的渠道商,上海超源科技有限公司处理过无数的客户投诉。 公司总经理谢炎说:“我们代理产品广,难免出现个别质量不好的产品,客户投诉相当 多。”按谢炎的说法,超源对待客户的投诉,采用的是“冷处理”的手段。由于人手不多, 时间又十分宝贵,一有问题发生就要根据实际情况迅速解决。一般说来,只要双方能够认定 事情的责任人是谁,问题都好解决,或换或退或修,但难的是有些用户只站在自己的立场考 虑问题,如果不讲道理,超源的办法是“坚决果断,越快越好”。“这些客户不知道我们有多 为难,但我们都是大事化小,不能在处理投诉上花很多的时间,如果到了消协再处理,时间 就都过去了。”

迅速解决问题的代价往往是不得不“认亏”。“前些时候,有个客户发现硬盘有问题过 来投诉。他买的是我们承诺3年保修的老款8.4G硬盘,产品也还在保修期内。结果硬盘无 法修复,只有更换,但是现在8.4G的硬盘早已没有货了,我们说贴点差价,再加200元换 个40G的,保修重新算。但这个客户坚决不同意,一心就要8.4G的。”超源没有8.4G的现 货,而客户又不能等待,谢炎最后决定让客户原价退货,并放弃了硬盘折旧的考虑。

虽然超源目前还没有利用信息化系统对投诉及服务进行管理,但谢炎认为超源的服务方 式更有人情味,规矩不如大公司那么死,属于是有商有量的那种。现在,超源专门设了两个 人接电话,谢炎表示,随着产品与渠道越来越正规化,问题已经越来越少,需要他出面解决 的往往都是比较固执的客户。

然而,走了多年正规化操作的超源,目前面临的最大问题是消费者购买水货的问题。“年 年3?15我们都会参加政府的活动,今年我看重点要关注水货问题了。”谢炎对记者说,“辛 辛苦苦培育的市场,一下子就被水货挤掉了,这是最痛苦的事情。”

神达电脑:让用户使用完美产品

“我们承诺的处理时间是5天,虽然一些用户觉得慢,但我们难以在不同地点针对消费 者作不同时间的响应,对我们来说,5天是合理的”。神达电脑数码产品事业部李骥向记者 介绍了公司在掌上电脑方面处理客户投诉的情况,“客户投诉可以打我们的800电话直接申 请快速备件,但经销商将产品寄过来,我们更换再寄过去,通常都是5天时间”。神达的售 后服务整体上来说分几级,其中一级维修在零售店,客户投诉的质量问题主要由他们帮神达 完成,由于技术因素,零售店里能够解决的实际上就是换机。

神达在其主流产品Mio338上的承诺是,如果不是人为损坏,有质量方面的问题,7天 包退,一月包换。“我们承诺无亮点,发现有问题的机器,经销商将机器拿来我们就换。作 为市场主流掌上电脑厂家,我们更愿意把这个压力让自己承担,让消费者使用完美的产品。”

发生了产品质量问题,除了经销商拿零件来换外,神达同时也负责为上门投诉的最终用 户进行产品更换,而且服务的方式更灵活。技术支持工程师李锦宇给记者讲了个一星期前发 生的破例更换的例子。赵小姐在买掌上电脑的时候比较仓促,没有仔细检查屏幕,回家后发 现一个非常小的亮点。赵小姐在使用期间也更换过配件,不过对小亮点一直耿耿于怀,最终 还是找上门,决心将机器换掉。虽然更换的时间已经过了,但为了让赵小姐满意,公司还是 为她更换了机器。

李锦宇认为,如果客户能够充分进行自我鉴定的话会减少很多麻烦,“公司就在市中心, 比较好找,客户会直接来找我们解决问题,以减少周转的时间。不过买PDA后第一件事情 是要看看有没有损伤或刮伤,开机后进行屏幕校准。但有的客户在使用的时候比较急,没有 按步骤进行系统设置操作,点了一下屏幕后指针发生移动,会误认为是质量问题。不过,如 果用户不小心损伤了机器,公司还是会对机器进行全面整修,并为其讲解相关的使用知识。 近期接到电话比较多的投诉涉及到无线上网等部分,这实际上是设置系统的问题,通常我们 都会为这些用户进行免费的设置。”

记者快评:规范市场环境要“破”也要“立”

年年3·15似乎都是“上帝”们的节日,声讨之声总是占据所有声音的主流。如果说能 够在这个日子里再找出些特别来,把眼光从用户那里转到厂家和经销商,我们会发现一些不 同的东西。市场总是朝着规范的方向发展,从正面的角度看待投诉这个话题,也许能够产生 一些积极的意义。

在接触到的厂家中,记者极力想找出一些在传统3·15报道里厂家对用户的“晦涩”态 度。结果,每家企业似乎都忽视了“投诉”这个词中暗藏的贬义,反而针对自己的投诉案例 侃侃而谈。既然没有人能够保证所有产品的质量完全能够让消费者满意,为什么不主动面对 用户的投诉呢?于是处理投诉,自然而然就成了一种“服务”。

对商家来说,放正心态,意识到投诉是对产品的检验,是对服务的监督,那么接到投诉 便是一件好事。一个不断改进的良性氛围或许能够更好地建立市场秩序,不断发生的质量及 服务投诉,并不是在为每一个消费者声张正义之后能够根本解决的,“破”的同时还需“立”。

我们可以避开那些对用户及商家之间“敌对关系”的讨论,实实在在地建立更好的质量管理 机制,完善客户服务系统,便是减少投诉的根本方法。

不过,就记者个人观点来看,如果3·15能够让消费者、厂商、销售商三方共同探寻服 务之道,从根本解决市场中各种各样的问题,也许应该是这个日子真正发挥意义之所在。



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